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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

PraxisBilanz · TherapieLedger Stand: April 2026

§ 1 Geltungsbereich & B2B-Fokus

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Cloud-Software „PraxisBilanz“ (inklusive der Ausführungen TherapieLedger und PsyLedger), die zwischen Xantix Digital, Inh. Jan Ludwig (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden geschlossen werden.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie Angehörige von Heilberufen (Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, Heilpraktiker etc.) in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

Anbieter:
Xantix Digital, Inh. Jan Ludwig
Rheurdter Str. 41 A, 47661 Issum
E-Mail: info@praxisbilanz.de
Telefon: 02835 / 6515

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Präsentation der Software auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot des Anbieters dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch den Kunden (invitatio ad offerendum).

(2) Mit dem Abschluss des Registrierungsprozesses gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Account erhält zunächst den Status „ausstehend“ (pending).

(3) Der Vertrag kommt erst zustande, wenn der Anbieter das Angebot des Kunden annimmt, indem er das Kundenkonto manuell freischaltet und diese Aktivierung dem Kunden per E-Mail bestätigt. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht; der Anbieter behält sich das Recht vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 3 Leistungsgegenstand & Haftungsausschluss Steuerberatung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software zur webbasierten Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie zur Erstellung von buchhalterischen Exporten (z.B. DATEV-Format) zur Verfügung. Die Software dient ausschließlich der buchhalterischen Erfassung und stellt explizit kein medizinisches Praxisverwaltungssystem (PVS) zur Führung von Patientenakten dar.

Warnhinweis Steuerrecht: Die Software unterstützt den Kunden bei der Buchführung durch Voreinstellungen (z.B. SKR03-Kontenrahmen) und systemseitige Unterscheidungen (z.B. Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG). Die Nutzung der Software ersetzt jedoch keine fachkundige steuerliche oder rechtliche Beratung. Der Anbieter erbringt ausdrücklich keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG).

(2) Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die steuerliche und rechtliche Richtigkeit der eingegebenen Daten, die korrekte Kategorisierung seiner Umsätze gegenüber dem Finanzamt sowie die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

§ 4 Vergütung & Zahlungsmodalitäten

(1) Die Nutzung der Software ist kostenpflichtig. Die aktuelle monatliche Nutzungsgebühr ergibt sich aus der Preisübersicht auf der Website zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter ist Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.

(2) Vor Beginn der kostenpflichtigen Nutzung erhält der Kunde eine kostenfreie Testphase von 30 Tagen ab Freischaltung. Es erfolgt keine automatische Verlängerung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

(3) Die Abrechnung erfolgt monatlich per Rechnung, welche dem Kunden elektronisch zur Verfügung gestellt wird. Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung auf das vom Anbieter in der Rechnung angegebene Bankkonto zu überweisen.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die monatliche Nutzungsgebühr für bestehende Verträge mit einer Ankündigungsfrist von acht (8) Wochen zum Beginn des nächsten Abrechnungsmonats angemessen anzupassen, um gestiegene Infrastruktur-, Hosting- oder Betriebskosten auszugleichen. Der Kunde wird über die Preisanpassung per E-Mail informiert. Ist der Kunde mit der Preisanpassung nicht einverstanden, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zu. Das Sonderkündigungsrecht muss bis spätestens zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Preise ausgeübt werden. Macht der Kunde von diesem Recht keinen Gebrauch und nutzt die Software nach dem Stichtag weiter, gilt die Preisänderung als akzeptiert. Auf diese Rechtsfolge wird der Anbieter in der Ankündigung gesondert hinweisen.

§ 5 Vertragslaufzeit & Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Es findet keine automatische Vertragsverlängerung statt.

(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen.

(3) Die Kündigung kann formlos per E-Mail an info@praxisbilanz.de oder durch eine entsprechende Mitteilung über die bereitgestellten Kontaktwege erfolgen.

§ 6 Anbieterwechsel, Datenexport & Löschung

(1) Der Anbieter stellt sicher, dass der Kunde nicht an das System gebunden ist. Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten (insbesondere das DATEV-kompatible CSV-Format) vor Wirksamwerden der Kündigung (Ende des Abrechnungsmonats) selbstständig aus dem System zu exportieren.

(2) Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang des Kunden zur Software technisch gesperrt. Um den Vorgaben des europäischen Data Act zu entsprechen, gewährt der Anbieter dem Kunden auf ausdrückliche Anforderung innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach Vertragsbeendigung eine temporäre Reaktivierung des Accounts (ausschließlich im Lese-Modus) oder einen manuellen Datenexport, um die Mitnahme der Daten zu gewährleisten.

(3) Nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist werden alle personenbezogenen Profil- und Zugangsdaten des Kunden unwiderruflich gelöscht. Mandantenbezogene Buchungsdaten werden vollständig und unwiderruflich anonymisiert (Entfernung jeglichen Personenbezugs wie z.B. Payer/Counterparty), sodass ein Rückschluss auf den Kunden oder dessen Patienten ausgeschlossen ist. Diese anonymisierten Datensätze verbleiben rein aus Gründen der technischen Datenbankintegrität im System. Es wird ausdrücklich klargestellt, dass diese Anonymisierung den Kunden nicht von seiner eigenen gesetzlichen Pflicht zur GoBD-konformen Aufbewahrung seiner steuerrelevanten Daten (§ 147 AO, § 257 HGB) für bis zu 10 Jahre entbindet. Der Kunde ist zwingend angehalten, seine Daten vor Vertragsende zu exportieren.

§ 7 Verfügbarkeit & Service Level

Der Anbieter gewährleistet im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten eine Verfügbarkeit der Software von 98,5 % im Jahresmittel am Übergabepunkt (Routerausgang des Rechenzentrums des Anbieters). Ausgenommen hiervon sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (Höhere Gewalt, Verschulden Dritter), nicht zu erreichen ist, sowie zwingend notwendige Wartungsarbeiten. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab per Banner in der Software angekündigt.

§ 8 Pflichten des Kunden & Datensicherung

(1) Der Kunde verpflichtet sich, seine Zugangsdaten vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

(2) Der Anbieter führt zur Aufrechterhaltung der Systemintegrität regelmäßige, tägliche serverseitige Backups der gesamten Infrastruktur durch. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese System-Backups nicht der individuellen Wiederherstellung einzelner Mandantendaten bei nutzerseitigem versehentlichem Löschen oder Bearbeiten dienen. Die regelmäßige und gefahrentsprechende Sicherung der eigenen buchhalterischen Daten (z.B. durch regelmäßigen CSV-Download für die eigenen Unterlagen) obliegt daher vollumfänglich dem Kunden.

§ 9 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die Haftung für Datenverlust wird auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der eingetreten wäre, wenn der Kunde regelmäßige und gefahrentsprechende Sicherungskopien angefertigt hätte.

§ 10 Geheimnisschutz (§ 203 StGB) & Auftragsverarbeitung

Sofern der Kunde im Rahmen der Nutzung der Software Patientendaten oder Behandlungsabrechnungen verarbeitet, auf die sich die strafbewehrte ärztliche/therapeutische Schweigepflicht (§ 203 StGB) erstreckt, garantiert der Anbieter höchste Vertraulichkeit. Mit Vertragsschluss kommt automatisch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zustande, welcher die Verpflichtung der Mitarbeiter und Subunternehmer des Anbieters auf das Datengeheimnis sowie die Geheimhaltungspflicht nach § 203 StGB einschließt.

§ 11 Datenschutz

Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Details entnehmen Sie unserer Datenschutzerklärung. Zusammenfassung:

§ 12 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von vier (4) Wochen zu ändern. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf diese Rechtsfolge wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Bei Widerspruch steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Kleve, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt (Salvatorische Klausel).

Stand: April 2026 · Xantix Digital, Inh. Jan Ludwig · Rheurdter Str. 41 A, 47661 Issum